Interview


Alle certificeringen voor 3 jaar verleend of verlengd!

Robbert van den Broek
Coördinator KVGM

In 2018 werden er audits voor hercertificering voor ISO, VCA en de CO₂-Prestatieladder gehouden. Voor ISO werden we gecertificeerd voor de laatste norm, vastgesteld in 2015. Robbert van den Broek vertelt over de certificeringen volgens nieuwe norm:

Saan heeft de ambitie om zich continue te blijven ontwikkelen en verbeteren. Om die reden hebben wij een eigen coördinator Kwaliteit, Veiligheid, Gezondheid & Milieu in huis, Robbert van den Broek, en zijn wij gecertificeerd voor een aantal managementsystemen op het gebied van KVGM. De meeste certificaten zijn 3 jaar geldig, en in 2018 was het weer tijd voor de hercertificeringsaudits.


Robbert vertelt: “Het auditproces is altijd al een intensief traject. We worden namelijk voor alle certificeringen tegelijk geaudit. Dit keer was het extra uitdagend omdat er voor ISO 9001 en 14001 een nieuwe normering is ingevoerd sinds de laatste maal dat we gecertificeerd werden. Eind 2017, al ver voor de audits, ben ik begonnen met de voorbereidingen voor de transitie naar deze nieuwe normering”. Omdat dit project – naast zijn andere werkzaamheden als coördinator – behoorlijk tijdrovend was, is begin 2018 nog een collega langszij getrokken. “Ik was blij dat mijn collega, Tim Tetteroo, bij kon springen. Samen hebben we, met hulp van directie en andere collega’s de klus op tijd, en goed, kunnen klaren!”,


De nieuwe normeringen van de beide ISO managementsystemen die Saan hanteert verschillen behoorlijk van de oude. Robbert legt uit: “De oude normen waren vooral gericht op het vastleggen, hanteren en beoordelen van procedures in je organisatie. De nieuwe normen zijn meer op de wereld rondom ons heen gericht. We moesten daarom zowel intern als extern de belangrijkste punten vaststellen om de strategie te bepalen. Daarbij dien je ook te kijken naar de behoeftes van interne en externe belanghebbenden van Saan. De nieuwe ISO-normen verplichten ons om meer vooruit te kijken, bij te houden wat er in de wereld rondom ons bedrijf speelt en hier ook iets mee te doen. Het management dient hierin het voortouw te nemen en dit actief uit te dragen naar de rest van de organisatie”.

Quote


“De nieuwe verplichtingen vanuit de ISO-normering zien we niet als een last, maar als een uitdaging”

De voorbereidingen op deze transitie naar de nieuwe norm zijn dus al eind 2017 gestart. Robbert heeft zich eerst goed ingelezen in de nieuwe norm, workshops gevolgd en een plan van aanpak opgesteld om de transitie-audit in juli 2018 tot een succes te maken. Robbert: “Vooral het uitzoekwerk was enorm tijdrovend. Al snel bleek, dat ik bij dit project hulp nodig had en vanaf begin 2018 is Tim bijgesprongen. Samen hebben we vele uren besteed aan het zoeken naar antwoorden binnen onze organisatie voor de juiste interpretatie van de nieuwe norm om een goed plan van aanpak te maken. Dat plan van aanpak resulteerde in een lijst van punten waar we als organisatie nog iets aan moesten doen. Samen met de verantwoordelijke voor elk specifieke punt zochten wij naar antwoorden in de organisatie of werd er actie ondernomen om te kunnen voldoen aan de norm.”


Tim Tetteroo (rechts) met de auditor op een van de werklocaties.

Tim deed tijdens dit project ervaring op met het houden van interne audits. Dit was een goede voorbereiding op de begeleiding van de externe auditors tijdens de certificering. Tijdens de hercertificeringsaudit hebben Robbert en Tim twee auditoren van Aboma rondgeleid binnen onze organisatie. Naast ISO 9001 en 14001 werd Saan ook voor VCA-P en de CO₂-Prestatieladder geaudit. “In totaal zijn Tim en ik acht dagen met de begeleiding bezig geweest en hebben we alle drie de Saan-vestigingen bezocht. Van bijna alle functies die Saan heeft binnen Kraanverhuur en Industriële Verhuizingen hebben wij een medewerker gesproken. In totaal hebben 48 medewerkers onze werkwijzen toegelicht aan de auditoren van Aboma en zijn er 18 werkplekken van operationele medewerkers bezocht. We sloten de transitie-audit af met slechts een beperkt aantal – relatief makkelijk oplosbare - tekortkomingen en kijken tevreden terug op de audit.”


Hoewel de overstap voor Robbert en Tim veel werk betekende, bleek het voor de hele organisatie een minder grote omslag te zijn dan gedacht. Robbert: “De nieuwe punten in de ISO-normen verwachten vooral actie van de directie en het management van Saan. Zij zien de nieuwe verplichtingen vanuit de norm juist als iets positiefs en dat maakt het interpreteren van de nieuwe eisen voor ons bij KVGM ook erg leuk! Tijdens onze zoektocht naar aanknopingspunten binnen onze organisatie was het verrassend om te zien dat wij ongemerkt de nieuwe eisen uit deze normering al minimaal 3 jaar geleden vanuit onszelf hebben ingevoerd. Ook van de externe auditoren hebben wij te horen gekregen dat wij het als bedrijf goed voor elkaar hebben. Dat geeft me als coördinator KVGM een trots gevoel!”

“Van de auditoren kregen we te horen dat we het bij Saan goed voor elkaar hebben. Dat geeft me een trots gevoel.”

Hoe zat het nou ook alweer met die normen?