Van Saan Informatieysteem naar Saan ERP-systeem

In 2018 stond er een belangrijk project op de lijst van focusprojecten binnen Saan en dat was de vervanging van het ERP-systeem. Een omvangrijke operatie, waarbij meerdere softwaresystemen werden overgezet naar één nieuw systeem. De doelstelling was om het project binnen een jaar, en binnen budget te realiseren.

Het bestaande Saan Informatiesysteem (SIS) was al zo’n 25 jaar oud. Het systeem werd toentertijd gebouwd om opdrachten in te verwerken, inzet van materieel en mensen te registreren en te plannen. Het was in die tijd een zeer vooruitstrevend systeem in onze branche. In 2002 – 2003 is het systeem nog een keer grondig verbouwd. Vanaf dat moment heette het SIS+. Het deel waarin de planning werkte (SIS-) is toen niet aangepast.

SIS aan vervanging toe

Hoewel SIS zich overduidelijk heeft bewezen als een prima en zeer stabiel systeem, was het inmiddels wel aan vernieuwing toe. Onze wensen en behoeften zijn door de jaren heen veranderd door de ontwikkelingen in onze markt en onze dienstverlening. Klanten, maar ook de wetgeving stellen andere eisen aan ons. Procedures en werkprocessen zijn daarom gewijzigd en de administratieve afhandeling is daardoor ook anders dan vroeger. Natuurlijk heeft SIS niet compleet stilgestaan. Er zijn de afgelopen jaren nog veel onderdelen van het systeem aangepakt en gemoderniseerd, maar we kwamen nu op een punt dat SIS echt grootschalig aangepast moest worden. Bovendien hadden we de wens om effectiever en efficiënter te werken. Daarom wilden we andere zaken die nu ondergebracht zijn in andere softwarepakketten buiten SIS (zoals het CRM-pakket en de personeelsregistratie) onderbrengen in één systeem.

Aanpassingen doen in het bestaande SIS was echter tijdrovend, en dus kostbaar. Dat komt doordat de ontwikkelmethode van de software verouderd is. De techniek heeft in de afgelopen jaren niet stilgestaan en er zijn momenteel software-ontwikkelmethodes waarmee vele malen sneller en betrouwbaarder software ontwikkeld kan worden. Daarom is ervoor gekozen het oude SIS vaarwel te zeggen en een compleet, nieuw en uitgebreid SIS te bouwen. Daarmee kregen we de mogelijkheid om de sterke dingen uit SIS mee te nemen en kritisch en optimistisch naar nieuwe functionaliteiten te kijken. Er werd gekozen voor de Software Factory van Thinkwise, waarmee we relatief gemakkelijk in eigen huis kunnen bouwen en aanpassen. Voor de bouw hebben wij Edwin Saan – ooit nauw betrokken bij de implementatie van SIS en in het bezit van veel kennis over onze organisatie – betrokken als programmeur. Hij werd ondersteund door onze programmeur José Govaard en onze applicatiebeheerder Susan Bakker. Daarnaast hebben we externe capaciteit van Thinkwise ingezet.


Impact op alle afdelingen

Van commercie en operatie tot administratie en personeelszaken: dit project had impact op alle afdelingen. Daarom werden er ook van alle afdelingen medewerkers bij betrokken.

Werkgroepen

De bouw van het nieuwe ERP-systeem nam geheel 2018 in beslag. Van commercie en operatie tot administratie en personeelszaken: dit project had impact op alle afdelingen. Daarom werden er ook van alle afdelingen medewerkers bij betrokken. Met in ons achterhoofd de verhalen over IT-projecten van andere organisaties die maanden of zelfs jaren worden uitgesteld en kosten enorm over budget heen gaan, bewaakte de stuurgroep nauwgezet het volledige project en stuurde daar waar nodig bij. Het projectteam was verantwoordelijk voor de goede uitvoering van het project binnen tijd en budget. Per te bouwen module werd een werkgroep ingesteld, bestaande uit gebruikers. Zij leverden de input op basis waarvan het systeem gebouwd werd. Zij bepaalden vereisten voor het nieuwe systeem. Een van de medewerkers bedacht de naam SERP, wat staat voor het Saan ERP-systeem.

De modules van SERP werden in een vooraf vastgestelde volgorde ontwikkeld. Wanneer de ene module nog in de inventarisatiefase zat, was de andere al volop in aanbouw, of werd er zelfs al uitgebreid getest. Een intensieve klus, met af en toe zeer spannende momenten. Zeker wanneer er zaken uit de verschillende modules in elkaar grepen of aan elkaar gekoppeld moesten worden.


Overstap naar SERP

Per 1 januari 2019 hebben we de overstap naar SERP gemaakt. Een boekhoudkundig handig en natuurlijk moment. De eerste maanden van 2019 hebben we gebruikt om in de bestaande modules de puntjes op de ‘i’ te zetten en knelpunten op te lossen. De rest van het jaar zullen we SERP uitbreiden met nieuwe items in de huidige modules en er worden nog twee volledig nieuwe modules ontwikkeld. Hoewel de overgang niet zo vlekkeloos verliep als we vooraf hadden gehoopt, mogen we toch als organisatie enorm trots zijn op hetgeen er binnen een jaar tijd, binnen het gestelde budget is gerealiseerd.

Saan Party Squad: een actieve personeelsvereniging